Indispensable aux commerçants, un système de caisse enregistreuse ou logiciel de caisse permet d’établir sa compatibilité mais surtout d’être en règle avec l’administration et la législation en vigueur. Différentes mesures législatives réglementent en effet les systèmes de caisse enregistreuse ou SCE, qui ont fait l’objet de nouvelles mesures réglementaires depuis janvier 2014.
Un dispositif de gestion de caisse obligatoire pour les commerçants
Plus ou moins obligatoire selon le type d’entreprise et le secteur d’activité, la caisse enregistreuse ou un quelconque système d’enregistrement des transactions est désormais indispensable pour se mettre en conformité avec la loi. Afin de lutter contre le travail illégal, le blanchiment d’argent et surtout la fraude fiscale, l’article 20 de la loi n° 2013-1117 a été adopté le 6 décembre 2013. Depuis le 1er janvier 2014, les commerçants et entreprises doivent alors se mettre en conformité avec la législation en adoptant une stricte tenue des comptes et transactions. L’utilisation de terminaux et points de vente, d’une caisse enregistreuse électronique, d’un logiciel de gestion et de compatibilité ou de toute application numérique, doivent faire l’objet d’une déclaration auprès de l’administration. Avec de nouveaux moyens de contrôle mis en place par les pouvoirs publics, les contrôles se trouvent en effet renforcés et les peines encourues sont durcies. Ainsi un fraudeur encourt une peine jusqu’à 7 ans d’emprisonnement et jusqu’à 2 millions d’euros d’amende.
Logiciel de caisse : quelles sont les exigences légales ?
Des exigences techniques sont requises pour respecter la législation, visant principalement le secteur hôtelier et du tourisme mais aussi de nombreux commerçants et détaillants. Il est ainsi demandé aux professionnels de respecter un certain degré de formalisme dans leurs transactions avec une conservation électronique des données et de leurs détails. Afin de garantir une sécurité optimale, ces données doivent respecter un cryptage et une sécurité renforcés. C’est ainsi au commerçant d’assurer une gestion adéquate de ses logiciels et applications de gestion comptable et de son matériel d’enregistrement des données. En cas de contrôle, les professionnels doivent également fournir le détail de leurs transactions, d’où l’utilité de sauvegarder et de conserver tous leurs documents électroniques.
Sécuriser les données numériques
L’avènement des tablettes numériques et Smartphones vient alors compliquer la tâche des commerçants qui doivent s’assurer de la sécurité de la partie technique de leur logiciel de caisse. Afin de faciliter la tâche des professionnels et pour respecter scrupuleusement la réglementation en vigueur, une certification NF disponible pour tous les systèmes d’enregistrement est disponible. Les caisses autonomes d’enregistrement dépourvues de mise en réseau, les systèmes d’enregistrement munis de logiciel, ainsi que les systèmes de gestion de compatibilité et d’encaissement, font l’objet d’une homologation. Les commerçants et entreprises disposent alors de technologies avec un accès sécurisé aux bandes et données, pour qu’en cas de contrôle les litiges éventuels soient évités.